Les charges locatives : liste, montant et paiement

Également appelées charges récupérables, les charges locatives servent à financer le bon fonctionnement et l’usage du local commercial et de l’immeuble.
Elles sont prises en charge par le propriétaire qui les récupère ensuite auprès du locataire.
Quelle est la liste des charges locatives ? Comment payer et vérifier le montant de ces charges récupérables ?

Que sont les charges locatives ?

Fixée par décret, la liste des charges locatives que le propriétaire est en droit de récupérer est exhaustive. Le propriétaire n’est pas autorisé (en théorie) à demander le remboursement d’une dépense engagée pour l’immeuble ou le local si celle-ci ne figure pas sur cette liste.

Bon à savoir : propriétaire et locataire peuvent conclure un accord visant à rendre récupérable une charge qui ne figure pas sur la liste. Cet accord intervient notamment si des dépenses sont prévues pour l’amélioration de la sécurité ou la prise en compte du développement durable.

La liste des charges locatives

Ces charges sont regroupées en plusieurs postes :

 

  • Eau froide, eau chaude et chauffage collectif
    Ce poste comprend la consommation d’eau froide et chaude des occupants, mais également celle liée à l’entretien des espaces extérieurs et des parties communes. La fourniture d’énergie, l’exploitation des compteurs et la réparation des fuites sur les joints doivent également être remboursées par le locataire.
  • Parties communes intérieures et extérieures
    Font partie des charges locatives les dépenses engagées pour l’électricité, l’entretien et l’exploitation des parties communes. Les frais de personnel d’entretien entrent également dans la catégorie des charges récupérables.

 

  • Taxes et redevances
    La taxe de balayage, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et la redevance assainissement figurent sur la liste des charges locatives.

 

Attention : dans le cas d’un bail commercial, aucune liste de charges n’est fixée. Ce sont alors les clauses du bail qui régissent la répartition des charges entre locataire et bailleur.

Les dépenses ne faisant pas partie des charges locatives

Certains frais incombent de manière systématique au propriétaire, car ils ne figurent pas sur la liste des charges locatives récupérables auprès du locataire. Il s’agit notamment :

  • de l’assurance de l’immeuble ;
  • des honoraires du syndic ;
  • des frais de gestion ;
  • des dépenses engagées pour l’achat ou le renouvellement des équipements tels que le digicode ou les boîtes aux lettres ;
  • du ravalement de l’immeuble ;
  • des impôts fonciers ;
  • des frais de surveillance de l’immeuble…


À noter :

S’il s’agit d’un bail commercial établi par un propriétaire privé, les impôts, les taxes et les primes, habituellement à la charge du bailleur (assurance, taxe foncière…), sont bien souvent payés par l’entreprise occupant les locaux, si une clause du bail le prévoit. Pour la taxe sur les bureaux en Île-de-France, le locataire paie généralement une somme au prorata de l’espace occupé.

Attention : dans le cas où l’entreprise locataire paie des charges qui incombent normalement au propriétaire, cette somme est considérée comme un supplément de loyer dont il faudra tenir compte pour l’évaluation de la valeur locative du local commercial.

Tout savoir sur le montant des charges

De manière générale, le montant des charges dépend des dépenses réellement engagées par le propriétaire.

Comment est réparti le montant des charges locatives entre les occupants ?

En ce qui concerne la répartition des charges entre les occupants, deux cas de figure se présentent. Si le local fait partie d’un immeuble en copropriété, cette répartition est fixée par millièmes. C’est alors l’utilité que représentent les équipements et les services communs pour le locataire qui est prise en compte. À l’inverse, s’il ne s’agit pas d’un immeuble en copropriété, la loi ne prévoit pas de critères de répartition obligatoires. La répartition des charges peut ainsi être calculée en fonction du nombre de pièces du local commercial, mais aussi de sa surface réelle.

Bon à savoir : les charges d’un local vacant doivent être supportées par son propriétaire.

Le paiement des charges locatives

Le propriétaire peut obtenir le remboursement des charges locatives de deux façons :

  • Par le versement de provisions pour charges : dans ce cas, le locataire verse tous les mois ou tous les trimestres une somme préalablement définie au propriétaire ;
  • Par le paiement ponctuel des dépenses véritablement engagées.

Les charges locatives doivent être régularisées au moins une fois par an. Le montant total des sommes versées par le locataire à titre de charges locatives doit être comparé à celui des dépenses réelles. Selon la différence constatée, le propriétaire rembourse le trop-perçu à son locataire ou lui demande un complément.

Attention : si le propriétaire ne régularise pas les comptes de manière annuelle, il a la possibilité de remonter sur les 5 années précédentes pour effectuer cette régularisation.

Bon à savoir : le locataire qui rencontre des difficultés de paiement peut demander des délais de paiement à son propriétaire.

Comment vérifier le montant des charges locatives ?

Les charges locatives étant encadrées par la loi, le propriétaire est tenu de les justifier, de tenir des comptes et de suivre une procédure pour en obtenir le remboursement. Un mois avant la régularisation, le bailleur doit faire parvenir un décompte détaillé à son locataire. Ce décompte peut être rédigé de manière précise ou comprendre uniquement un montant par poste de dépenses. Aucune règle n’est prévue par la loi. En revanche, si l’immeuble est en copropriété, la répartition des charges entre locataires doit obligatoirement figurer sur ce décompte. Dans un délai d’un mois après l’envoi du décompte, le locataire est en droit de procéder à une vérification du montant des charges locatives. Le propriétaire doit alors tenir à la disposition de son locataire les différentes pièces justificatives.

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