Mettre en place un Facility Management : bonne ou mauvaise idée ?
Parmi les solutions qui aident les entreprises à optimiser leurs ressources et leur rentabilité se trouve le Facility Management. Zoom sur cette technique de management de plus en plus employée par tous les types de structures.
Facility Management : la définition
Le Facility Management désigne l’externalisation de la gestion de certains services généraux indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise. Cependant, ces tâches ne constituent pas son cœur de métier. Elles sont donc confiées à des prestataires spécialisés dans leur accomplissement. Le but est de créer un environnement de travail exclusivement tourné vers l’atteinte des objectifs principaux de l’entreprise.
Les différents aspects du Facility Management
Les services généraux couvrent un large éventail d’activités. Celles-ci améliorent sensiblement le fonctionnement d’une entreprise. On distingue d’ailleurs deux types de Facility Management. D’un côté, le soft Facility Management, qui comprend les missions ne nécessitant pas de technicité forte. De l’autre, le hard Facility Management, qui requiert des compétences pointues et techniques, justifiant l’appel d’un profil de type ingénieur. Parmi les services généraux, citons :
- la gestion du courrier ;
- le nettoyage des espaces de travail ;
- l’entretien et la maintenance des bâtiments ;
- la gestion de la sécurité (gardiennage, cybersécurité) ;
- la mise en œuvre de la restauration ;
- l’entretien des espaces verts ;
- le déploiement des services d’accueil ;
- la supervision et la maintenance des installations et réseaux (électricité, ventilation, chauffage, climatisation) ;
- la gestion des déchets ;
- le transport des personnes, la gestion du parc automobile ;
- la livraison, le stockage de produits.
Quel est le rôle du Facility Manager ?
Le responsable du Facility Management, également appelé Facility Manager, veille à la bonne gestion de l’ensemble des services généraux externalisés. En relation permanente avec les prestataires, il coordonne l’ensemble des actions : entretien, nettoyage, sécurité, maintenance, gestion des espaces, services de restauration, etc. Il écoute également les salariés, les clients et les fournisseurs, pour garantir la qualité et la continuité des services.
Le Facility Manager dispose également d’une vision stratégique pour anticiper les besoins futurs. En ce sens, il propose des solutions innovantes et adaptées, parfois pour des projets d’envergure (rénovation, politiques d’économie d’énergie, solutions de mobilité, etc.).
Quels sont les avantages du Facility Management ?
De plus en plus d’entreprises font le choix d’externaliser leurs services généraux, car le Facility Management répond à plusieurs enjeux de taille.
Le Facility Management pour gagner en productivité
Prendre en charge une tâche que l’on ne maîtrise pas devient rapidement chronophage. La confier à un professionnel compétent représente donc un gain de temps pour l’entreprise, qu’il peut consacrer à son activité principale.
Mise en place du Facility Management : mieux maîtriser ses coûts
En externalisant les services généraux auprès de prestataires, ceux-là fournissent des devis qui permettent d’estimer les futurs coûts. Cette solution aide l’entreprise à affecter ses ressources de manière plus précise. Lorsque les tâches sont gérées par l’entreprise elle-même, l’estimation ne s’avère pas aussi simple, car les employés ne disposent pas forcément du savoir-faire adéquat.
Déployer une gestion durable et responsable grâce au Facility Management
Les nouvelles générations de consommateurs se tournent de plus en plus vers des entreprises engagées en matière de responsabilité sociale et environnementale. Il en va de même pour les employés. Faire appel à des prestataires spécialisés dans un ou plusieurs services généraux permet d’intégrer cette dimension socialo-environnementale, tout en restant en conformité avec les réglementations, nombreuses et changeantes.
Facility Management : améliorer le cadre de travail
Enfin, le recours à des entreprises prestataires améliore la gestion et la prévision des risques. Experts dans leur domaine, les professionnels portent un regard attentif sur la sécurité d’un local ou d’un serveur informatique, au contraire d’une personne non formée et contrainte de s’en charger.
Des bureaux bien entretenus et sécurisés, un espace de travail fonctionnel, des outils informatiques fiables, une restauration qualitative : autant de solutions qui permettent d’améliorer le bien-être des employés.
Facility Management : les inconvénients
Malgré des atouts indéniables, le Facility Management présente quelques obstacles, notamment lors de sa mise en œuvre. Tout d’abord, il peut entraîner des coûts initiaux élevés, surtout pour les petites entreprises.
Ensuite, la dépendance vis-à-vis des prestataires externes peut entraîner quelques complexités dans la gestion des installations. Par exemple, un manque de coordination entre les différents services gérés peut générer des problèmes de réactivité ou d’inefficacité. Enfin, certaines entreprises peuvent hésiter à externaliser certains services en raison de la confidentialité de leurs données ou de leurs projets.
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