1. Réduire l’espace
Dans un premier temps, il convient de se demander si la surface disponible est en adéquation avec les besoins de l’entreprise. Autrement dit, l’espace est-il réellement adapté au nombre de collaborateurs ? Les locaux de l’entreprise sont-ils souvent vides ou, au contraire, pas suffisants ?
Pour cela, il est primordial de mesurer les pics d’occupation de l’espace, qui peuvent atteindre 80 %. Avec ces données, il est ensuite possible d’identifier le futur environnement de travail idéal.
Sur ce point, la généralisation du télétravail – à hauteur de deux jours par semaine dans la plupart des entreprises – a quelque peu bouleversé les taux d’occupation en entreprise, qui dépassent rarement les 50 % en moyenne. À ce titre, une réduction d’environ 30 % de l’espace pourrait être envisageable pour la plupart des entreprises, ce qui participerait grandement à la diminution des coûts immobiliers.
À lire aussi : Reconversion de bureaux vacants : on fait le point
2. Sélectionner l’emplacement avec soin
L’emplacement des bureaux de l’entreprise a également un impact considérable sur l’utilisation des locaux. Bien sûr, la localisation doit être choisie en fonction de l’accessibilité en termes de prix, mais également au niveau des transports. Les trajets domicile-travail doivent en effet être pensés pour faciliter le quotidien des collaborateurs.
Par ailleurs, l’emplacement doit être sélectionné selon l’écosystème des clients et partenaires de l’entreprise, dans une optique de simplifier les déplacements professionnels.
3. Réévaluer les contrats de location
Optimiser sa gestion locative suppose également d’analyser le bail actuel afin d’en déterminer les points-clés (date d’échéance, préavis, etc.) et de réévaluer les conditions, le cas échéant. L’objectif est ensuite de négocier des termes plus avantageux, si possible.
Explorez également d’autres options et intéressez-vous au marché de l’immobilier de l’entreprise, afin d’identifier des alternatives. Si vous envisagez de changer de locaux et lorsque vous avez identifié le site, effectuez une modélisation des coûts financiers. Il s’agit de prendre en compte les sorties de trésorerie, de faire une projection prévisionnelle des impacts sur votre compte de résultat et de définir les durées d’amortissement pour les aménagements et le mobilier.
4. Veiller à la consommation énergétique des locaux
Autre point de vigilance si vous souhaitez améliorer votre stratégie immobilière d’entreprise : veiller à la consommation énergétique du bâtiment, afin de s’assurer qu’il soit conforme au Décret Tertiaire prévu pour 2030. S’il n’est pas conforme, il est impératif de vous renseigner sur les travaux éventuellement nécessaires pour atteindre cette conformité, car les coûts induits par cette règle peuvent être importants, et peuvent être à votre charge, selon les termes du bail.
Le décret exige en effet – pour les propriétaires et locataires de bâtiments tertiaires privés et publics de 1000 m2 ou plus - une réduction de la consommation de chaque bâtiment de 40 % par rapport à la valeur de référence, qui ne peut être située avant 2010. Autre solution : respecter le seuil de consommation fixé pour 2030, selon la catégorie du bâtiment.
De ce fait, n’hésitez pas à demander la réalisation d’un audit technique avant de signer pour de nouveaux bureaux. L’idée est de déterminer en amont les éventuelles actions à entreprendre pour atteindre les objectifs de réduction de consommation énergétique.
À lire aussi : Sobriété énergétique dans l’immobilier tertiaire
5. Opter pour le facility management
Le facility manager, appelé aussi responsable des environnements de travail ou encore responsable d’affaires, est chargé du bon fonctionnement d’un immeuble et des services dédiés aux collaborateurs. Plus concrètement, il gère efficacement les contrats avec les fournisseurs, il met en concurrence les prestataires, il ajuste les paramètres de chauffage, de climatisation, d’éclairage… Autrement dit, le facility manager est celui qui permet d’optimiser les coûts des fonctions supports. Il est le garant d’une stratégie immobilière d’entreprise optimale.
JLL vous accompagne…
Trouvez vos locaux professionnels parmi notre large sélection de biens à louer.
