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Productivité au travail : qu’est-ce qui nous empêche d’être efficaces ?

Si comme moi, parfois les choses n’avancent pas comme vous le souhaiteriez, vous êtes inopérant et les journées de travail qui défilent laissent un goût amer, celui de l’improductivité, alors prenez les choses en main.
Identifier les ennemis de la productivité au travail, les affronter et les combattre vous permettra non seulement de retrouver votre efficacité mais également de terminer votre journée satisfait des tâches accomplies.

Notre entourage … cause de notre inefficacité au travail

Se concentrer et rester productif relève quelques fois de l’impossible, notamment dans un espace de travail ouvert où nous devenons tous tributaires les uns des autres.

  • Les collègues
Tous les collègues ne sont pas des empêcheurs d’avancer, mais il suffit que l’un d’entre eux soit un tantinet bavard, dispersé, ou manifeste un besoin constant de demander des informations, pour que notre journée de travail soit totalement improductive. Si l’on doit gérer un collègue difficile, le mieux reste encore de trouver l’équilibre parfait entre diplomatie et fermeté.

  • Le manager
Notre supérieur hiérarchique peut lui aussi, au même titre que nos collègues, se transformer en boulet. Il est le spécialiste de l’intervention inopinée alors que nous sommes en plein travail nécessitant une grande concentration. Difficulté première : c’est notre chef ! Lui dire qu’il dérange et que notre tâche du moment est plus importante que ses dires relève du corps diplomatique. Si toutefois ces interventions « surprises » deviennent très fréquentes et perturbent notre organisation, il est préférable de convenir d’un rendez-vous afin de lui communiquer nos besoins, notamment en matière de concentration, et de lui faire part de notre planning.

  • La pollution sonore
Les bruits sont sans aucun doute les ennemis de notre productivité au travail. Les collègues qui parlent fort, les collaborateurs dissipés, la sonnerie du téléphone et bien d’autres nuisances sonores animent et font grimper les décibels dans les bureaux.  Cas numéro un, malgré ce brouhaha, on reste concentré. Second cas, nous appartenons à la catégorie de personnes vivant très mal cette pollution sonore et nous avons énormément de mal à rester productif dans notre travail. La solution : s’isoler ! Si l’usage le permet, nous pouvons opter soit  pour des tampons d’oreilles qui atténueront le bruit, soit pour un casque qui en plus de filtrer les sons, nous permettra d’écouter de la musique.

Des causes organisationnelles

Sans parler de l’ordinateur qui ne cesse de planter, de nombreux éléments liés à l’organisation altèrent notre productivité au travail.

  • La « réunionite » aiguë
En interne ou en externe, avec des clients, des fournisseurs, des collaborateurs ou des supérieurs … Une journée peut vite être rythmée par une valse incessante de réunions. Pour que celles-ci ne viennent pas accaparer notre temps si précieux, il est préférable de se concentrer sur les réunions prioritaires et de veiller à ce que l’ordre du jour soit bien respecté.

  • Les deadline lointaines
Elles sont l’ennemi premier des personnes spécialistes de la procrastination, en d’autres termes, les personnes dont l’organisation se définit en une phrase «  remettre au lendemain ce que l’on peut faire tout de suite ». Si une deadline est assez lointaine, nous devons fixer des échéances intermédiaires à plus court terme. Cela permet de gagner en efficacité et d’être plus productif.

L’hyper connectivité : ennemi de la productivité au travail

À l’ère du numérique, notre relation avec les outils connectés a évolué : s’informer ou correspondre en temps réel devient la règle, quitte à interrompre ou repousser les tâches effectuées sur le moment.

  • Les e-mails
Messages entrants, nécessité de correspondre urgemment sur un point … tout est prétexte à « checker » régulièrement notre boîte e-mail. En résulte des dommages collatéraux, tâches repoussées, travaux en attente … Bref, on n’avance pas. Pour être plus efficace au travail, n’en déplaise à certains, mieux vaut se déconnecter quelques temps afin de se concentrer sur autre chose, pour ensuite s’octroyer un moment dédié à la lecture et aux envois de nos e-mails.

  • L’Internet et les réseaux sociaux
Nous avons tous mille et une raisons d’être connectés sur Internet ou de « partager » sur les réseaux sociaux. La preuve, qui de nous n’a pas en permanence un moteur de recherche, Twitter ou Facebook ouvert dans sa barre de navigation. Tentation ultime, nous devons nous auto-discipliner, d’autant plus si notre employeur nous laisse une grande latitude quant à l’utilisation du web durant nos heures de travail.

> À lire aussi : Productivité au travail: s’organiser grâce à des applications

Admettons nos torts !

Nous avons fait le tour des aléas qui nous empêchent de rester productifs, mais qu’en est-il de « nous » … Ne sommes-nous pas également responsables de notre propre manque d’efficacité ? La réponse est oui !

  • Notre bazar, oui mais on s’y retrouve !
Même si d’éminents chercheurs ou scientifiques ont déclaré que le désordre stimule la créativité, il peut quelquefois devenir un frein à notre efficacité, et être une source de perte de temps et de désorganisation. Au-delà d’un papier égaré ou d’un stylo perdu, le désordre peut avoir des incidences professionnels plus graves : oublier de transmettre des informations, manquer une deadline, rater des réunions etc. La règle : être un minimum carré, même si votre bureau n’est pas d’équerre …

  • Mon rythme biologique
Certaines personnes sont « du soir », d’autres « du matin »… en deux mots leur efficacité est optimale à différents moments de la journée. Pensons à élaborer notre emploi du temps en fonction des périodes où nous sommes le plus productifs ! Respecter son sommeil et ne pas se coucher à point d’heure la veille d’une journée bien remplie reste un conseil avisé, n’en déplaise aux noctambules qui pourront toujours faire une micro sieste pour retrouver leur efficacité. Et puis après tout, certaines fois, il faut juste se dire que ce manque de productivité au travail n’a pas de causes précises et que demain sera un autre jour!
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