Flex office : définition
Le flex office désigne une nouvelle organisation de l’espace de travail en entreprise. En lieu et place de leur bureau attitré, les employés peuvent choisir où ils souhaitent travailler en fonction de leurs tâches du jour, de leur humeur ou de leur préférence. Pour ce faire, les entreprises ont aménagé leur environnement de travail. Celui-ci se compose généralement de bureaux individuels, d’espaces de coworking, de salles de réunions et d’espaces de détente. Enfin, le flex office inclut également le travail à distance.
Pourquoi le flex office connaît un tel succès ?
Apparue dans les années 1980-1990, cette organisation d’entreprise a connu un coup d’accélérateur ces dernières années, notamment après la crise sanitaire. Alors que le flex office était pratiqué par 8 % des travailleurs de bureaux français avant la pandémie, celui-ci est désormais déployé auprès de 26 % d’entre eux. D’ici 2026, 40 % pourraient l’avoir adopté.
Flex office : le complément parfait du travail hybride
La démocratisation du flex office fait donc suite aux différentes nouvelles manières de travailler post-Covid. Avec, en premier lieu, la généralisation du travail hybride : 77 % des salariés qui officient en flex office pratiquent le télétravail.
Avec une présence moyenne au bureau d’environ 3 jours par semaine — dont un réservé au travail d’équipe — le télétravail s’ancre toujours davantage en France. Il s’organise de plusieurs façons : à la semaine, en optant pour un forfait annuel ou à la carte. Pour 43 % des salariés interrogés par JLL, le flex office favorise la mise en place d’une nouvelle organisation incluant le travail hybride.
Le flex office : la solution face aux coûts de l’immobilier ?
Par ailleurs, l’inflation immobilière généralisée après la pandémie a profondément changé la politique des entreprises. Alors que de nombreux locaux sonnaient creux en raison du télétravail, celles-ci ont logiquement réduit leur parc immobilier. Le flex office répond donc également à un défi logistique : accueillir les salariés en effectuant un roulement entre télétravail et présentiel.
Ces derniers l’ont bien compris : 64 % d’entre eux estiment que le flex office permet avant tout de réduire la surface des bureaux, donc de leurs coûts.
Instaurer le flex office pour renvoyer une image de modernité
Enfin, le flex office permet aux entreprises de renvoyer une image de modernité auprès du public et de leurs propres employés. 45 % de ceux-là pensent qu’il s’agit de la raison principale de sa mise en place. Il est vrai que ce type d’organisation est considéré comme un remède face aux enjeux climatiques actuels et à la quête de bien-être des salariés. D’ailleurs, 81 % d’entre eux sont convaincus que le flex office demeure la réponse la plus pertinente compte tenu des situations économiques et environnementales actuelles.
Flex office : quels impacts sur l’organisation du travail ?
Le flex office change profondément l’organisation du travail au sein d’une entreprise, à condition qu’un certain nombre d’outils opérationnels soient mis en place en amont du projet. Citons notamment la communication interne, qui doit absolument être renforcée à l’aide du digital. L’intégration des salariés et les retours d’expérience sur le flex office figurent également parmi les éléments clés à mettre en œuvre pour l’instaurer convenablement.
L’avantage principal du flex office : un climat social apaisé
La mise en place des bureaux partagés permet de créer un lien social au sein de l’entreprise. La non-attribution du poste de travail renforce en effet les échanges entre collaborateurs. Il en dénote également un environnement apaisé, au sein duquel la discussion entre salariés et employeurs peut avoir lieu sereinement. D’après notre étude, 60 % des salariés travaillant en flex office estiment que le climat social est bon dans leur entreprise. 73 % considèrent même que ce type d’organisation répond aux nouvelles attentes en matière de modes de travail.
Les impacts positifs du flex office : productivité, créativité et réduction des coûts
Autres atouts du déploiement du flex office : le renforcement de la productivité et de la créativité. En effet, les nouveaux environnements de travail ont tendance à booster l’émulation des collaborateurs. Le sentiment de routine dans la journée diminue, l’ouverture d’esprit s’agrandit et le partage des idées devient un rituel. Cela leur apporte plus d’autonomie dans leur travail. Une aubaine pour les employeurs, qui par la même occasion réduisent la surface des bureaux, entraînant une baisse significative des charges et du loyer.
Le changement de culture d’entreprise, principal obstacle du flex office
Si le flex office est largement plébiscité par les salariés, cette organisation de travail se heurte parfois à une frange de collaborateurs qui ont toujours connu les bureaux fermés. C’est notamment le cas pour celles et ceux qui aspirent à devenir managers et qui ont vu les leurs travailler dans un bureau clos. Pour eux, cet espace reste un marqueur d’autorité et le retirer revient à donner moins de légitimité au management. Souvent, les salariés opposés au flex office ont plus de 50 ans et font partie d’une grande entreprise (+ 500 employés).
La pérennité du flex office reste toujours à démontrer. Toutefois, salariés et employeurs s’accordent à penser qu’un retour en arrière demeure impossible et non souhaitable. Au contraire, le flex office constitue un marchepied vers d’autres transformations pour l’avenir du travail d’entreprise : coworking interentreprises, intégration de l’écosystème local, semaine de 4 jours, etc.
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