Recruter un(e) assistant(e) de direction ou commercial(e) : comment s’y prendre ?

Vérifier le niveau de compétence des candidat(e)s

Que le recrutement concerne une assistante de direction, une assistante commerciale ou administrative, il est impératif d’analyser les compétences des candidats car elles sont déterminantes.

Durant l’entretien, n’hésitez pas à vous renseigner de manière approfondie sur les postes précédemment occupés et les principales missions réalisées au quotidien. S’informer sur les secteurs d’activité et la taille des précédentes entreprises est également un aspect à ne pas négliger. Des postes occupés dans des entreprises de taille moyenne sont par exemple souvent synonymes de polyvalence.

Outre le parcours professionnel, une entrevue est aussi l’occasion de vérifier si les candidat(e)s, possèdent les qualités essentielles à un métier d’assistance. Le discours et l’argumentaire développés par le candidat doivent permettre de déterminer s’il possède un bon sens de l’organisation, sait gérer son temps et les priorités au quotidien ou sait travailler en autonomie.

S’assurer de la maîtrise des outils et logiciels de bureautique, qui englobent notamment le traitement de texte, les tableurs, la présentation assistée par ordinateur ou encore la publication assistée par ordinateur (PAO), s’avère aussi indispensable dans le cadre du recrutement d’un(e) assistant(e) de direction ou commercial(e) car ils font généralement partie intégrante du quotidien.

Des tests pratiques constituent de très bons outils pour évaluer la connaissance de formules basiques ou avancées sur un tableur, la capacité à mettre en page des courriers ou à créer un support de présentation sous forme de diaporama.

Le niveau d’orthographe est le dernier élément à évaluer impérativement car les assistant(e)s de direction ou commercial(e) sont constamment amené(e)s à rédiger au quotidien, que cela soit des documents internes (offres commerciales, comptes-rendus, documents de communication dans les petites structures, etc.) ou pour des documents destinés aux partenaires, fournisseurs ou autres. Là encore, les tests pratiques sont le meilleur moyen de vérifier les capacités des candidats. Rédaction d’un courrier ou d’un e-mail, correction d’un texte, rédaction d’un compte-rendu d’entrevue dans un temps limité : à chaque entreprise son outil d’évaluation !

Évaluer le savoir-être lors du recrutement d’un(e) assistant(e)

Les assistant(e)s de direction sont à bien des égards des vitrines pour l’entreprise, que cela soit en interne auprès des autres services, mais aussi et surtout à l’externe auprès des clients, des prospects et autres fournisseurs avec lesquels les contacts peuvent se faire par téléphone ou au sein de l’entreprise.

La personne recrutée doit donc être une excellente communicante, savoir cultiver un bon relationnel, savoir écouter et faire preuve de diplomatie. Une bonne élocution mais aussi une bonne présentation sont également appréciables pour ce type de poste.

S’il est difficile de juger la personnalité, lorsque l’on recrute un(e) assistant(e) ou tout autre type de salarié, le comportement affiché en entretien peut s’avérer révélateur. Manière de s’exprimer, langage corporel, tenue en adéquation avec le poste visé et la culture de l’entreprise : plusieurs éléments peuvent donner des indications sur le profil des candidats.

Conseils aux entreprises qui recrutent

La réussite du recrutement d’un(e) assistant(e) de direction ou commercial(e) se prépare bien en amont des entretiens d’embauche proprement dits.

Pour attirer des profils correspondant à vos attentes, veillez à soigner l’annonce ! De la présentation (succincte) de l’entreprise au descriptif des missions, en passant par les qualités recherchées, la clarté et la précision s’imposent. Une annonce mal rédigée peut aboutir à la réception d’une abondance de candidatures peu adaptées que vous mettrez du temps à trier.

Veillez aussi à sélectionner les bons canaux de diffusion pour votre annonce, si vous ne travaillez pas avec un cabinet de recrutement.

Une fois la sélection effectuée, pensez à relire les lettres de motivation et les CV des personnes que vous allez recevoir afin de vous remémorer les profils et d’avoir une idée des points à aborder. Précision sur des expériences passées, « incohérences » de parcours, pauses dans la carrière professionnelle, missions, etc. : les éléments à passer en revue peuvent être de diverses natures.

> À lire aussi : Le rôle de l’assistant(e) de direction dans l’entreprise nomade

Recruter une assistante est parfois une entreprise délicate dans la mesure où il s’agit d’un poste central au sein de l’entreprise et qu’il nécessite des connaissances précises. N’hésitez pas à vous faire accompagner d’un cabinet de recrutement pour faciliter votre démarche et trouver des profils pertinents.