Optimiser l’occupation des bureaux

Des technologies pour mieux gérer l’occupation des bureaux

Occupation de postes de travail non fixes, télétravail, nomadisme virtuel, horaires à la carte, réunion dans des salles traditionnelles ou des îlots pour les entrevues plus brèves ou le travail en solitaire : aujourd’hui les salariés sont de plus en plus nomades à l’intérieur de l’entreprise comme à l’extérieur.

À l’heure où le coût des espaces de travail augmente, notamment au sein des grandes villes, il devient intéressant pour les entreprises de se pencher sur l’occupation des bureaux et d’analyser ce qui se passe entre leurs murs.

De nouvelles technologies voient régulièrement le jour pour aider les entreprises à savoir en temps réel comment les bureaux sont occupés.

Au sein du siège de Schneider Electric, la Hive, le système D5X permet de détecter la présence de collaborateurs dans les locaux grâce à la technologie RFID (Radio frequency identification). En pratique, les salariés sont dotés de porte-badges qui interagissent avec des capteurs radio placés dans le plafond, à raison d’un tous les 14 mètres environ. Ce système est anonyme, les salariés ou autres collaborateurs ne sont pas identifiés nominativement mais plutôt en fonction de la catégorie à laquelle ils appartiennent (salariés, visiteurs, fournisseurs, etc.).

Le système de Myseat fait également partie des outils développés ces dernières années. L’occupation des bureaux est analysée en temps réel, mais cette fois-ci, ce sont des boîtiers détectant les micro-mouvements qui permettent l’analyse. Installés sur les sièges, les boîtiers Myseat sont faciles et rapides à installer comme à retirer. Ils permettent d’obtenir une cartographie précise des sièges occupés ou non et permettent d’optimiser la gestion des salles. Initialement développé pour les bibliothèques, le système Myseat s’est rapidement étendu au monde de l’entreprise.

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Les avantages d’une meilleure gestion de l’occupation des bureaux

Outre une meilleure répartition des effectifs, le suivi des flux d’occupation des bureaux présente aussi un intérêt pour la gestion des ressources énergétiques et la gestion de l’entreprise en général. L’éclairage, le débit d’air neuf en fonction des personnes présentes dans une pièce, le chauffage ou la climatisation sont plusieurs aspects à prendre à compte.

L’analyse de l’utilisation des locaux permet également de déceler des tendances et d’identifier les espaces les plus ou les moins sollicités en fonction des périodes. Les chiffres relevés constituent un excellent outil pour initier un travail de réaménagement des espaces de travail, afin d’optimiser leur utilisation et mieux répartir les flux au quotidien. Création de salles de réunions supplémentaires, de pods ou d’espaces détente, ajout de postes de travail nomades et modulables pour les salariés qui sont présents dans les locaux de l’entreprise par intermittence : plusieurs pistes peuvent être explorées pour mieux gérer les besoins des collaborateurs voire les anticiper.

L’optimisation de l’occupation des bureaux peut aussi passer par la création d’un services de co-working (ou colocation d’entreprise) pour optimiser l’occupation des bureaux peu utilisés en interne. Location de salles de réunion, de bureaux ou d’espaces de réception : à chaque entreprise de trouver la formule la plus adaptée. Cette solution peut service à accueillir des start-up ou des travailleurs nomades évoluant dans un secteur complémentaire ou différent de celui de l’entreprise. Cette solution peut être utile en cas de période basse d’activité pour l’entreprise ou en phase de développement pour aider à équilibrer la trésorerie. De quelques heures à quelques jours, voire quelques mois, les modalités de location des espaces de travail de l’entreprise peuvent prendre plusieurs formes.

À l’heure où les coûts au m² des espaces de travail atteignent parfois des sommets, il est impératif de tirer le meilleur parti de ses locaux. L’optimisation de l’occupation des espaces de travail est alors inévitable, afin de maximiser l’efficacité de l’entreprise mais aussi pour mieux répartir les coûts.

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