Flex office : quels sont ses avantages, pourquoi le choisir et comment le gérer ?

Le flex office, qu’est-ce que c’est ?

Flex comme flexibilité, office comme bureau. Le flex office nous ramène à la notion de bureau flexible. Mais qu’implique-t-il ?

Flex office vs desk sharing

En entreprise les bureaux sont rarement occupés à 100 %. Déplacement professionnel, congés, RTT, arrêt de travail : les raisons de laisser un bureau vacant sont nombreuses. Et c’est encore plus vrai depuis la généralisation du télétravail dans l’Hexagone.

Face à ce constat, certaines entreprises ont décidé de prévoir des espaces de travail plus petits, mais toujours adaptés au nombre de salariés présents en même temps. Les bureaux ne sont plus attitrés et chacun peut en changer d’un jour à l’autre. On parle alors de desk sharing, ou bureau partagé.

Le flex office est différent et va plus loin, car il est pensé pour s’adapter au quotidien des équipes. Pour répondre aux besoins inhérents aux différentes tâches des collaborateurs, le flex office s’appuie sur un nouvel aménagement des locaux.

Des locaux adaptés

Le flex office ne se résume pas à la suppression de certains postes de travail et à une économie sur les mètres carrés. Il apporte une réponse à un autre besoin : celui de proposer des locaux adaptés aux diverses situations de travail. Si l’open space est plébiscité par nombre d’entreprises, il n’est pas toujours la solution idéale.

Besoin de s’isoler pour passer un appel confidentiel ou se concentrer ? Rendez-vous dans un box fermé prévu à cet effet. Besoin de réunir les équipes pour faire le point sur un projet ? La salle de réunion est tout indiquée, avec sa large table et sa télévision permettant même les visioconférences. Pour faire une pause, la salle de détente, la cuisine ou la terrasse sont les endroits à privilégier.

Le flex office permet d’adapter les locaux aux contraintes de chacun. C’est donc une solution clé pour faciliter le travail des collaborateurs, et à terme améliorer leur bien-être et leur productivité.

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Les avantages du flex office

Le flex office offre de nombreux avantages, pour les salariés comme pour les entreprises. Focus sur les raisons d’opter pour le flex office.

Pour les salariés

En tant que collaborateur, bénéficier de locaux permettant le flex office est un vrai avantage. Cela permet :

• de disposer d’espaces de travail adaptés à ses besoins (salle de réunion, open space, box téléphonique, salle de pause…) ;
• de rencontrer de nouvelles personnes, de mieux connaître ses collègues et donc de mieux travailler ensemble ;
• de favoriser le travail en équipe et les échanges grâce aux nombreux espaces collaboratifs à disposition.
  

Pour l’entreprise

Pour une entreprise, le flex office présente également plusieurs atouts :

• côté marque employeur, il met en avant la modernité de l’entreprise et son souci de favoriser le bien-être de ses collaborateurs ;
• des salariés épanouis et bénéficiant de locaux adaptés, c’est aussi la garantie d’une productivité accrue ;
• c’est aussi un moyen de réduire les charges immobilières : en évitant d’attribuer un bureau par personne, un gain d’espace est possible.  

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Comment mettre en place le flex office ?

Pour que la mise en place du flex office soit un succès en entreprise, il est nécessaire de ne pas l’imposer du jour au lendemain aux salariés. La mise en place du flex office doit se faire par étapes pour être réussie.

Les enseignements du télétravail pendant l’épidémie de Covid-19

La pandémie de Covid-19 a réellement bouleversé nos habitudes de travail. Contraints de travailler à distance, nous avons dû nous adapter bon gré mal gré à cette nouvelle façon de travailler.

Mais tous les collaborateurs n’ont pas apprécié le home office. Le bureau à la maison, c’est pour certains une intrusion du travail dans la sphère privée, et les difficultés qui vont avec pour respecter ses horaires de travail à la maison. Le travail en distanciel a montré la capacité des collaborateurs à s’adapter, mais il a aussi révélé les difficultés et les limites du télétravail pour certains.

Deux tiers des Français apprécient alterner entre travail au bureau et travail à la maison et souhaiteraient pouvoir télétravailler au moins 1 jour par semaine. Mais un tiers des salariés refuse le 100 % télétravail. Ces statistiques illustrent donc l’adaptabilité des collaborateurs mais aussi leurs limites.

Préparer la transition vers le flex office

Bouleverser les habitudes de travail de ses collaborateurs du jour au lendemain sans les prévenir ni les consulter n’est peut-être pas la meilleure méthode à adopter. Passer d’un bureau fixe et fermé attitré à des bureaux partagés du jour au lendemain peut être un changement brutal.

Pour opérer la transition, il est important d’avertir les salariés que des modifications vont intervenir. Il faut les prévenir des transformations physiques de l’espace de travail et leur expliquer en quoi cette nouvelle organisation va impacter leur quotidien. Le travail des ressources humaines et des managers en amont est important pour que cette transition s’effectue dans la douceur.

Comment gérer le flex office ?

Le flex office nécessite de repenser l’espace. De nouveaux aménagements et une nouvelle organisation favorisant la mobilité des employés sont nécessaires.

Les conditions requises pour passer au flex office

Les collaborateurs sont amenés à changer de « poste de travail » d’un jour à l’autre de la semaine, voire dans une même journée. Il est donc indispensable que chacun bénéficie de matériel facile à transporter. L’ordinateur portable est ainsi indispensable.

Une connexion WiFi haut-débit est également nécessaire pour pouvoir être en permanence connecté sans avoir besoin de se brancher avec un câble ethernet. Enfin, pour un flex office efficace, les locaux doivent bien entendu proposer différents espaces adaptés aux situations de travail des collaborateurs. 

Comment fonctionne le flex office au quotidien ?

Pour mettre en place le flex office, il est nécessaire que chaque salarié dispose d’un espace de rangement attitré. À son arrivée, chaque collaborateur a simplement à aller chercher son ordinateur portable dans son casier. Selon les tâches qu’il a à réaliser, son humeur, ses contraintes, il peut s’installer dans l’espace le plus approprié.

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