Aménager une salle de réunion agréable et fonctionnelle

L’importance du mobilier dans l’aménagement

Plusieurs écoles se distinguent ; il y a ceux qui préfèrent des salles confortables et conviviales, ceux qui optent pour les réunions debout afin de limiter le temps imparti à la discussion, et ceux qui tentent de trouver un équilibre. Quelle que soit l’option retenue, le mobilier constitue l’un des éléments les plus importants dans l’aménagement d’une salle de réunion.

Bien choisir les tables de sa salle de réunion

L’aménagement d’une salle de réunion débute par le choix d’une table adéquat. Il est important d’orienter votre recherche en fonction du nombre de personnes qui assisteront  aux réunions, mais aussi en fonction de la grandeur de la salle.

Pour une salle de réunion de taille modeste et destinée à accueillir peu de personnes, il est intéressant de se tourner vers une grande et unique table rectangulaire, ovale ou carrée. Même si le subjectif et l’esthétisme rentrent en compte dans le choix de la table, notons que la forme ovale permet plus facilement d’ajouter deux à trois participants.

Si votre salle de réunion est destinée à accueillir régulièrement de nombreuses personnes, il est préférable d’opter pour un mobilier modulable et adaptable en fonction de vos besoins. Vous pouvez par exemple choisir plusieurs tables rectangulaires ou en forme de trapèze, que vous disposerez en « U » ou en grand rectangle. Vous pourrez si nécessaire, les séparer et constituer des îlots si vous avez besoin de former plusieurs groupes de travail.
Certaines tables de réunion sont pliables, permettant ainsi d’être aisément rangées, tout en restant très qualitatives.

Quant à la dimension de la table, prévoyez en moyenne 60 centimètres pour chaque participant, créant ainsi un espace personnel suffisamment large pour ne pas générer des situations de promiscuité entre les personnes.

Chaque participant doit pouvoir observer les éventuels intervenants sans difficulté. Veillez à ce l’aménagement de la salle de réunion ne conduise pas certains participants à tourner le dos aux intervenants ou/et à se déplacer continuellement.

Prévoyez enfin des couloirs de circulation autour des tables afin de faciliter les différents va-et-vient.

Les chaises

Une réunion peut durer 15 minutes, 1 heure, voire plus … les cas de figure varient souvent en fonction de l’ordre du jour et c’est pour cette raison qu’il est important de choisir des chaises confortables qui ne nuiront pas à la concentration des participants.
S’asseoir pendant plus d’une heure sur une chaise en bois ou un tabouret peut rapidement s’avérer très désagréable… Assister à une réunion installé confortablement dans fauteuil conditionne la somnolence… Il faut trouver le juste milieu !

Aménagez donc votre salle de réunion avec des sièges à l’assise et au dossier agréable. Le confort passe par des chaises ergonomiques.
Si vous prévoyez la tenue régulière de longues réunions, envisagez éventuellement des sièges à hauteur ajustable et/ou disposant d’accoudoirs.

Bien aménager une salle de réunion, les équipements indispensables

Une salle fonctionnelle repose sur quelques équipements spécifiques.

• Un paper board et des marqueurs : il peut faciliter le recueil d’idées lors d’un brainstorming ou encore faciliter les explications des intervenants.

• Un rétroprojecteur : le numérique fait maintenant partie intégrante du quotidien des entreprises et les présentations à partir d’un fichier sont de plus en plus courantes. Un rétroprojecteur facilite les présentations et offre une meilleure visibilité à tous les participants. Il peut être installé au plafond, sur une table ou un meuble. Si vous ne disposez pas d’un mur blanc sans aspérité, n’oubliez pas de prévoir un écran de projection pour un meilleur confort de lecture.

• Des prises électriques en nombre suffisant : les ordinateurs portables ont depuis quelques années investis les salles de réunion. Il est important de prévoir un nombre de prises électriques (ou de multiprises) suffisant.

• Un système de ventilation mécanique contrôlée (VMC) en fonction : la température doit être idéale, ni trop chaude, ni trop froide. Il est important de prévoir un système de ventilation réversible permettant de disposer d’une salle climatisée en période de chaleur et d’un chauffage adapté en hiver. À défaut d’avoir mis en place une VMC lors de l’aménagement initial de la salle de réunion, un ventilateur et/ou un chauffage d’appoint devraient permettre de faire face aux éventuels désagréments liés aux températures.

• Une fontaine à eau et une machine à café

À noter :

En termes de couleurs, optez pour des tons neutres et évitez les motifs ou toute autre source de distractions possibles.