Travailler en open space : agencement des bureaux et comportement à adopter

Un open space est un espace de travail non-cloisonné, partagé par plusieurs employés d’une même entreprise.
Même si l’open space présente de nombreux avantages (gain d’espace, coûts optimisés et communication facilitée entre collaborateurs), il peut générer de la déconcentration et de la fatigue chez les salariés.
Comment agencer ses bureaux pour bien travailler en open space ? Quel comportement adopter dans une telle situation ?

Open space : l’agencement des bureaux

L’aménagement d’un open space contribue à faire de cet espace partagé, un lieu de travail agréable pour les salariés.
Le mobilier, la disposition des bureaux, l’éclairage et l’acoustique sont autant d’aspects qui agissent sur lebien-être et le travail des collaborateurs.

Mobilier, agencement et décoration : les clés du succès en open space

Le choix du mobilier est primordial.
Il doit être fonctionnel et esthétique ; il doit permettre à chacun de bénéficier d’un espace de travail qui lui est propre au sein d’un univers commun cohérent.
L’agencement du mobilier participe également au bien-être des employés. Les bureaux disposés en « L » ou positionnés de façon décalée, plutôt que face en face, déconcentrent moins les collaborateurs.
En termes de décoration, les tonalités neutres sont préconisées. Les couleurs chaudes, quant à elles, peuvent être trop agressives et les couleurs froides créent un sentiment de mal-être.
Bien que l’open space soit un espace de travail partagé, chaque salarié doit avoir la possibilité de personnaliser son poste. Il s’appropriera ainsi son espace de travail et se créera un environnement lui correspondant.
Lors de l’agencement des locaux, il est essentiel de prévoir une salle fermée permettant à chacun de s’isoler en cas de besoin : réunion de travail, rendez-vous téléphonique important, tâche nécessitant une grande concentration …

Point sur l’acoustique en open space

L’aménagement d’un bureau en open space implique de nombreux bruits plus au moins gênants.
Certaines solutions permettent d’atténuer ses nuisances sonores :
– proposer un fond musical discret et harmonieux (musique classique par exemple) couvre partiellement les « pics » de bruit, répertoriés comme nuisances « pénibles » ;
– porter un casque permet d’atténuer les bruits ;
– délimiter les postes de travail à l’aide de petites parois qui modèrent le son de la voix.

Un éclairage contrôlé

Être exposé à un mauvais éclairage ou à une luminosité trop intense devient un élément perturbant pour la concentration et la productivité de chacun.
La meilleure solution reste la lumière naturelle qui a l’avantage de se répartir de manière homogène. Une lampe d’appoint, permet à chacun, d’augmenter à sa guise l’éclairage de son poste de travail.

L’open space : adapter son comportement au travail

Au sein d’un open space, il est essentiel de ne pas agir au détriment du respect de ses collaborateurs. Il existe certaines règles tacites comme ne pas parler trop fort au téléphone ou ne pas solliciter continuellement ses collègues.

Le téléphone : une question cruciale

En open space, il est important d’apprendre à s’exprimer discrètement au téléphone. Si un appel s’avère important, il est recommandé de s’isoler pour s’exprimer distinctement.
Il est préférable de mettre son téléphone personnel sur vibreur afin de ne pas déranger ses collègues dans leur travail.

Open space ne signifie pas disponibilité continue

Un espace de travail non-cloisonné permet de communiquer et d’échanger plus facilement avec ses collègues.
Cela ne signifie pas qu’il est possible de les solliciter à tout moment. Il est préférable de convenir au préalable d’une plage horaire avec son interlocuteur, surtout lorsqu’il s’agit d’un dossier ou d’un client important.
Un dérangement régulier peut entraine chez certaines personnes de la fatigue, du stress et des difficultés à se concentrer.

L’open space s’apparente à une micro société régie par une structure et des règles nécessaires à son bon fonctionnement.

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