Soigner le hall d’accueil de l’entreprise, premier contact avec les visiteurs

Pourquoi bien aménager le hall d’accueil de l’entreprise ?

Le hall d’accueil d’une entreprise constitue le premier contact des visiteurs avec l’entreprise. Il s’agit en effet d’un lieu d’information et de renseignement faisant souvent office de vitrine pour les services et/ou les produits commercialisés.
La première impression éprouvée par des visiteurs en pénétrant dans des locaux conditionne souvent l’idée qu’ils se feront de l’entreprise à l’avenir.

L’aménagement du hall d’accueil doit à ce titre être irréprochable afin de donner une bonne impression et de laisser, si possible, un souvenir agréable.

La problématique de l’image reflétée par le hall d’accueil ne doit plus être négligée à une époque où les salariés accordent une importance particulière à leur bien-être au travail ainsi qu’à l’environnement professionnel dans lequel ils évoluent quotidiennement. Les locaux peuvent ainsi jouer un rôle déterminant dans le processus de recrutement d’un nouveau salarié.

Les éléments à ne pas négliger dans un hall d’accueil d’entreprise

L’ambiance dégagée par un hall d’accueil dépend de nombreux paramètres. Elle doit être soignée et particulièrement travaillée.

Le mobilier et la décoration

L’apparence du hall d’accueil de l’entreprise se doit d’allier à la fois élégance, sobriété, modernité et design. Cet espace doit refléter le type d’activité de l’entreprise mais aussi ses valeurs. Cela se traduit par une attention particulière portée aux meubles, notamment à celui de la banque d’accueil, aux couleurs, au style d’éclairage, à l’acoustique, aux éléments de décoration sur les murs (cadres, devise de l’entreprise, etc.), aux plantes et aux fleurs, etc.

Chaque entreprise a tout intérêt à personnaliser son espace d’accueil afin de se distinguer. Dans le secteur de l’architecture, une ou plusieurs maquettes de projets pourront agrémenter la décoration tandis qu’une vitrine présentant des produits phares ou des prototypes pourra être choisie par une entreprise évoluant dans le secteur de l’industrie technologique.

La présence du logo

La présence du logo est indispensable et permet aux visiteurs d’identifier instantanément l’entreprise. Sur les murs, devant ou derrière la banque d’accueil, sur un kakemono, un drapeau, un totem ou encore un porte-parapluies, chaque entreprise est libre de faire apparaître son logo de la manière désirée.

Une bonne signalétique

Si une hôtesse peut être d’un grand secours pour se repérer, il est également important de guider l’œil du visiteur dans le hall d’accueil de l’entreprise et de faciliter sa circulation dans les locaux, vers les ascenseurs et les escaliers. Cela a d’autant plus d’importance pour les entreprises qui accueillent de nombreux visiteurs et qui organisent régulièrement des évènements professionnels (colloques, formations, conférences, etc.). Des panneaux accrochés aux murs ou suspendus, des plaques placées sur les portes et ornées de pictogrammes ou de mots, des plans… Là encore, libre aux entreprises de choisir les options les plus adaptées.

À noter qu’il existe des solutions adressées aux personnes souffrant de handicap, comme le guidage audio pour les malvoyants.

Le recours à un hôte ou une hôtesse d’accueil

Si l’activité de l’entreprise exige la présence d’un agent d’accueil, il convient impérativement de mettre en place un process afin que chaque personne pénétrant dans les locaux soit correctement reçue. Les hôtes d’accueil doivent savoir à qui adresser chaque visiteur et savoir renseigner ces derniers s’ils posent des questions élémentaires sur les transports en commun accessibles à proximité, les horaires d’ouvertures de l’entreprise ou les coordonnées des différents services, par exemple.

Il va de soi que les hôtes et hôtesses devront avoir le sens du service, être souriants et adopter un style vestimentaire correspondant à l’image que l’entreprise souhaite véhiculer.

L’aménagement du hall d’accueil de l’entreprise doit permettre aux agents de travailler sans gêner les visiteurs qui pourraient stationner temporairement dans l’entrée.

Bon à savoir :
Il existe des prestataires de services spécialisés dans l’accueil physique et téléphonique. Ces derniers peuvent mettre à disposition une ou plusieurs ressources afin d’assurer des permanences d’accueil ou former les agents internes à l’entreprise.

Le cas de la salle d’attente intégrée à l’accueil de l’entreprise

Lorsque la salle d’attente est intégrée dans l’espace d’accueil de l’entreprise et bien visible, pensez à l’aménager à l’aide de chaises et/ou de fauteuils confortables en accord avec le standing des locaux et la décoration globale.

Enfin, si les revues people passées de date depuis des mois (voire des années) sont à proscrire, la mise en place de documentation sur l’activité de l’entreprise, ses engagements parallèles (donations, actions sociales), ses éventuels partenaires commerciaux ou institutionnels sera la bienvenue.

Il est possible de faire appel à des prestataires spécialisés dans l’aménagement et la décoration de bureaux pour bien aménager le hall d’accueil de son entreprise et maximiser le nombre de retours positifs.