Réussir l'intégration d’un nouveau salarié : comment bien l’accueillir ?

Le processus d’embauche terminé, il est l’heure d’accueillir son nouveau salarié.
Pour que son intégration soit réussie, elle doit être planifiée, gérée et suivie : étapes primordiales qui garantiront, tant pour la nouvelle recrue que pour le reste de l’équipe, une cohésion de groupe et une relation pérenne.
Pour éviter que ce premier jour de travail ne tourne en une rentrée des classes avec la boule au ventre, les efforts doivent se poser tant sur l’humain que sur le transfert  des informations.

L’intégration en 4 phases

Accueillir un nouveau salarié au sein d’une équipe déjà en place implique 4 étapes simples mais fondamentales.

Préparer sa venue

Cette tâche revient à l’employeur ou au manager qui devra planifier l’arrivée de sa nouvelle recrue.

Il doit notamment :
  • informer les autres salariés, au minima l’équipe à laquelle il sera rattaché, de sa date d’entrée dans l’entreprise ainsi que du poste qu’il occupera.
  • organiser son poste de travail ;
  • préparer s’il y a lieu, les documents corporatifs qui permettront au nouveau salarié de mieux appréhender les valeurs et les missions de l’entreprise.

L’accueillir le jour J

Cette étape est décisive : elle est le premier contact entre le nouveau salarié, le reste de l’équipe et l’entreprise. Son bien-être et sa volonté de rester ou non au sein de sa nouvelle structure professionnelle en dépendront.
La personne chargée de son accueil doit lui accorder suffisamment de temps pour qu’il puisse se sentir encadré et pris en considération. Il est fortement conseillé, une fois les démarches administratives terminées et les documents « corporate » remis, de lui faire faire un tour des différents services afin de le présenter et par la même occasion de lui faire visiter les locaux.

L’adaptation

L’intégration d’un nouveau salarié ne se comptabilise pas en heures, mais plutôt en semaines, voire en mois. La recrue devra bénéficier de suffisamment de temps pour s’approprier son poste, faire plus ample connaissance avec ses collègues, rencontrer les fournisseurs, prestataires et clients. Durant cette période, le manager mais également le reste de l’équipe, doivent épauler et soutenir le nouvel employé.

S’assurer du suivi

Bien intégrer un nouvel employé passe également part un suivi assidu du manager qui devra analyser sur le court et moyen terme les forces et les faiblesses de son poulain afin d’ajuster le poste si nécessaire.

Si certains employeurs estiment que cette démarche d’intégration est onéreuse, du fait de « l’investissement temps » qu’elle suscite, elle demeure cependant  primordiale pour pérenniser un poste et envisager une collaboration efficace.

Outre ces phases « organisationnelles », une intégration réussie est indéniablement liée à une démarche relationnelle.

L’accueil du nouveau salarié : une histoire humaine

L’intégration réussie d’un nouvel employé repose sur une prémisse simple : il doit se sentir bien accueilli et attendu tant par ses supérieurs que par le reste de l’équipe.

Le « petit nouveau » doit certes faire des efforts pour s’intégrer, aller à la rencontre de ses collègues, comprendre la culture de l’entreprise, faire preuve de patience, s’adapter aux habitudes déjà en place… mais chacun des membres de l’entreprise doit également faire en sorte que cette intégration se passe au mieux.

Actions « corporate » ou idées informelles jouent en faveur d’une intégration aboutie :
  • rédiger un mail de bienvenue afin de préciser le rôle de chacun, de transférer les renseignements organisationnels nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise (code d’accès, horaires, stationnement …) ;
  • organiser une réunion avec l’ensemble de l’équipe afin de faire connaissance et de présenter les projets en cours ;
  • nommer éventuellement un parrain dont la mission sera d’être le mentor, l’interlocuteur privilégié du nouveau salarié ;
  • prévoir un déjeuner ou un « pot d’arrivée » afin de se rencontrer dans une situation et/ou un lieu plus informel ;
  • organiser une journée d’intégration est envisageable si par exemple plusieurs salariés ont rejoint l’entreprise sur une courte période.
Quelques soient les méthodes mises en place pour accueillir et intégrer un nouveau salarié, être chaleureux, disponible et souriant ne coûte rien et demeure le meilleur moyen de créer une bonne ambiance au travail.

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