Bureau nomade : organiser son poste de travail
La démocratisation des nouvelles technologies au sein des entreprises a bouleversé la façon d’organiser son poste de travail.
Conséquence directe de ce bouleversement, le bureau nomade implique une nouvelle façon de travailler.
Qu’entend-on par bureau nomade ? Quelles sont les infrastructures nécessaires pour organiser son poste de travail dans ce cadre particulier ?
Un bureau nomade : qu’est-ce que c’est ?
Encore peu connu, le concept du bureau nomade a pourtant déjà fait ses preuves dans de nombreuses entreprises.
Le bureau nomade : entre télétravail et travail mobile
Le bureau nomade regroupe le télétravail (c’est-à-dire le travail formellement encadré et accompli au domicile du salarié ou dans un télé-centre) et le travail mobile (qui correspond au travail réalisé hors de l’entreprise, mais dans un cadre moins précis que le télétravail).
À titre indicatif, en 2010, 73 % des cadres français travaillaient en dehors de leur bureau.
Dans quelles situations envisager un bureau nomade ?
Il existe différentes situations dans lesquelles un poste nomade se révèle utile :
- dans le cas de professions demandant une forte disponibilité en dehors du temps de travail, le week-end ou le soir. C’est ce que l’on appelle le télétravail en débordement ;
- pour les professionnels étant souvent en déplacement chez des clients, comme les commerciaux, les développeurs ou les consultants ;
- lorsque le salarié travaille de chez lui un ou plusieurs jours par semaine ;
- si l’entreprise a développé une politique d’horaires « à la carte », soit un temps de présence modulable en fonction des impératifs de chacun, avec la possibilité d’emporter du travail à la maison.
Les différentes formes de bureau nomade
Organiser son poste de travail de manière nomade peut prendre différentes formes, dont voici quelques exemples :
– le travail en dehors du poste de travail habituel : en salle de réunion, dans le bureau d’un collègue, à la cafétéria… ;
– le travail au sein de bureaux partagés, pas nécessairement attitrés ;
– la participation physique à une réunion tout en chattant avec des collaborateurs situés ailleurs.
Les avantages et les contraintes d’un poste nomade
Pour l’entreprise, recourir au bureau nomade est synonyme d’une productivité et d’économies. Le salarié, quant à lui, obtient plus d’autonomie et de responsabilisation. Les trajets superflus sont supprimés, ce qui offre la possibilité au salarié de gagner du temps et à l’entreprise de limiter les participations aux frais de déplacement.
Toutefois, pour organiser son bureau de travail de manière nomade, certains critères importants doivent être pris en compte. Ainsi, la sécurisation des données, la définition des modalités d’application et la prise en charge des coûts du travail à distance par l’employeur constituent certains de ces critères.
Pour que le nomadisme s’effectue dans les meilleures conditions, managers et salariés peuvent éventuellement suivre une formation afin de mieux vivre cette nouvelle organisation du travail. Par ailleurs, afin de ne pas entraver le sentiment d’appartenance à l’entreprise, des temps de présence obligatoires (lors d’une réunion mensuelle, par exemple) et la mise en place d’événements internes sont recommandés.
Mise en place du bureau nomade
En pratique, organiser son poste de travail afin qu’il corresponde à un bureau nomade exige différents investissements.
S’équiper pour organiser son bureau de travail chez soi
Pour que le poste nomade soit une solution viable, l’entreprise doit mettre à la disposition de son personnel le matériel adéquat et des infrastructures efficaces pour faciliter le travail à distance. De manière générale, les ressources de l’entreprise doivent rester accessibles au personnel, où qu’il soit.
Il est ainsi recommandé d’équiper chaque salarié de différents outils mobiles, tels qu’un téléphone et un ordinateur portable. Des solutions d’échanges collaboratifs doivent également être mises en place, de manière à favoriser les interactions entre collaborateurs. Par exemple, un chat, un logiciel de partage de documents ou encore un système de visioconférence sont des outils utiles.
Par ailleurs, la sécurisation des données via un accès sécurisé et des possibilités de rangements virtuels favorisent le bureau nomade.
Bureau nomade : les infrastructures au sein de l’entreprise
Puisque le bureau nomade s’entend également comme une nouvelle manière d’organiser son poste de travail au sein même de l’entreprise, l’aménagement de l’espace doit lui aussi être revu pour encourager le nomadisme.
Deux solutions principales sont actuellement choisies par les entreprises :
- les bureaux ouverts : plusieurs bureaux, généralement individuels, se côtoient dans un espace décloisonné ;
- les espaces partagés : salles de réunion ou bureaux partagés sont des espaces à la disposition de plusieurs collaborateurs, qui peuvent s’en servir en cas de besoin.
À noter : ces solutions de rationalisation de l’espace représentent une façon pour l’entreprise de faire davantage d’économies, en exploitant plus de m².
De façon plus concrète, organiser son bureau de travail de manière nomade revient à opter pour des bureaux plus communicants et des espaces plus flexibles, afin de faciliter les échanges et les déplacements.
Enfin, le détournement de l’usage premier d’un lieu, comme l’utilisation d’une cafétéria en dehors des repas pour un usage professionnel, permet également de favoriser le nomadisme et d’optimiser l’espace.
Attention : dans ce cas, une décoration spécifique doit être prévue, et les infrastructures, comme l’accès au réseau internet, doivent rester accessibles.
