Bien optimiser l’espace de travail

L’optimisation de l’espace de travail est une démarche essentielle qui ne doit pas être négligée par les entreprises. En effet, un bon agencement permet de rendre les locaux plus fonctionnels et plus agréables pour les salariés qui y passent le plus clair de leur temps.  
Quels sont les éléments à privilégier pour améliorer l’agencement des bureaux d’une entreprise ?

L’optimisation de l’espace par l’aménagement

L’aménagement de l’espace est la clé permettant d’optimiser l’environnement de travail.

Ouvrir les espaces de travail et se poser les bonnes questions

Au fil du temps, les espaces de travail ont considérablement évolué au même titre que les habitudes des salariés. Espaces de travail cloisonnés et bureaux individuels ont laissé place à des surfaces plus ouvertes et spacieuses, comme l’open space. Cette espace de grande taille, dans lequel  plusieurs collaborateurs peuvent travailler ensemble simultanément, est l’une des solutions les plus plébiscitées à l’heure actuelle pour optimiser les espaces de travail. Ce type de configuration permet de gagner de la place à une époque où le mètre carré est de plus en plus cher à l’achat comme à la location. Dans tous les cas, bien aménager un lieu de travail nécessite de se poser les bonnes questions.

  • Rapprocher les collaborateurs qui travaillent souvent ensemble
L’optimisation de l’espace de travail passe par une réflexion au sujet de la répartition « physique » des salariés dans les locaux de l’entreprise, qu’ils soient organisés en bureaux cloisonnés ou en open space. Les services ou salariés amenés à effectuer de nombreux échanges doivent de préférence être assez proches. Cela permettra de limiter les allées et venues afin de ne pas déconcentrer les autres travailleurs.

  • Prévoir des « couloirs » de circulation
Une entreprise est par définition un lieu vivant où les salariés sont amenés à se déplacer. Afin d’optimiser leurs déplacements et pour ne pas gêner les autres collaborateurs, il est recommandé de définir des axes de circulation.

  • Prévoir des espaces dédiés aux échanges oraux
Un appel téléphonique intempestif, une conversation avec un client qui s’annonce longue, une réunion informelle qui s’étend... sont des sources de bruit qui peuvent vite devenir désagréables pour les salariés. Afin d’optimiser l’espace de travail et ne pas diminuer la concentration des salariés (par extension, la productivité), il est fortement conseillé d’aménager des espaces dans lesquels il est possible de parler à haute voix.

  • Identifier les zones optimales de travail
Les locaux d’entreprise peuvent présenter différents types de configuration spatiale. Il convient avant tout d’identifier les espaces offrant les conditions de travail les plus agréables pour les salariés. Il est par exemple important de privilégier les zones exposées à la lumière du jour. Non seulement cette dernière est plus agréable pour le confort des salariés mais elle permet également de réaliser quelques économies d’électricité.

  • Penser à long terme
Une entreprise est vouée à évoluer. Son développement économique s’accompagne souvent d’un accroissement de l’équipe ; il convient donc d’anticiper la venue de nouveaux collaborateurs. Choisir un espace de travail modulable évitera de dépenser une énergie colossale à chercher des nouveaux locaux en cas de nécessité.

Choisir des équipements appropriés aux méthodes de travail

Ce dernier doit allier confort et ergonomie afin de s’intégrer de manière fluide au sein de l’environnement de travail. Les bureaux doivent par exemple pouvoir être aisément déplacés en cas de besoin. Les rangements doivent quant à eux être limités au strict minimum et ne pas encombrer inutilement l’espace de travail. Ils doivent être installés en fonction des besoins et de l’activité quotidienne des salariés.

  • Les postes de travail partagés
Certains salariés sont souvent amenés à se déplacer ou à travailler à distance. Leur temps de présence effectif en entreprise est souvent réduit. Au lieu d’attribuer un bureau « physique » par salarié, certaines entreprises font le choix d’instaurer des postes partagés qui sont utilisés de manière périodique et selon les besoins immédiats : des bureaux nomades.

  • La numérisation des documents
Limiter la présence de documents papiers non indispensables grâce à la numérisation est une option explorée par de nombreuses entreprises souhaitant optimiser leur espace de travail. Des entreprises spécialisées proposent des services de numérisation/dématérialisation et d’archivage électronique pouvant s’avérer utiles au quotidien. Dans certains cas, l’aide d’un professionnel est primordiale pour bien optimiser l’espace de travail de son entreprise.

Outre une organisation optimale, certains aménagements contribuent au bien-être des salariés. Pensez notamment « coloré » et Feng shui !

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