5 conseils pour ne pas tomber dans la réunionite aiguë

La réunionite aiguë désigne le fait d’organiser des réunions de travail de manière systématique alors qu’elles ne sont pas indispensables. Il peut s’agir de réunions qui durent une heure alors que 15 minutes auraient suffi, de réunions sans ordre du jour, de réunions au cours desquelles personne ne s’écoute et tout le monde a les yeux rivés sur son ordinateur… 

Pour nombre de cadres, les réunions composent une bonne partie de leur emploi du temps. Elles sont nombreuses, souvent récurrentes, pas toujours indispensables et souvent contre-productives. De plus, avec la banalisation des réunions en visio, la vidéo crée une fatigue supplémentaire. Alors comment éviter ce phénomène chronophage et fatigant pour les collaborateurs ? Et comment retrouver de la productivité ? 

D’après une étude sur l’anatomie du travail proposée par l’application américaine Asana, gestionnaire de communication d’équipe, 129 heures par an seraient consacrées à des réunions contre-productives. 

En plus d’être évitables, voire inutiles, ces réunions font prendre du retard aux équipes. 24 % des employés interrogés estiment en effet que la multiplication des réunions engendre du retard dans leur production. Face aux réunions qui s’enchaînent dans les agendas, 1 salarié sur 2 avoue faire plusieurs choses pendant les réunions. Cela met donc en lumière le fait que les réunions sont trop nombreuses, que la présence de certaines personnes n’est pas forcément indispensable et que ces rendez-vous représentent parfois une perte du temps. 

À découvrir aussi : Les 4 clés de la performance de travail 

Les réunions régulières peuvent être un piège. Si certaines réunions sont indispensables pour avoir une vue sur la production, pour débriefer ou pour faire un brainstorming, certaines qui ont lieu de manière régulière peuvent s’avérer inutiles. Pour y remédier, il faut éviter de programmer des réunions de manière automatique. 

Une réunion doit servir un objectif précis. Il est donc inutile de se retrouver tous les lundis ou jeudis si ce n’est pas nécessaire, qu’il n’y a pas de sujet urgent à traiter ou de décision nécessitant de mobiliser les équipes. Mieux vaut faire l’impasse sur une réunion superflue et laisser les collaborateurs se concentrer sur leurs tâches. Cela sera bénéfique pour la productivité de tous.  

Assister à une réunion sans en être acteur, c’est frustrant et c’est une perte de temps pour les collaborateurs. Pour les entreprises, c’est également un manque à gagner, car la productivité des salariés en est affectée. Pour déterminer les personnes indispensables à une réunion, il suffit de pouvoir répondre à ces deux questions : 

- La personne est-elle concernée par l’objet de la réunion ? 

- Le collaborateur peut-il prendre des décisions à propos du sujet traité ? 

Si la réponse à ces deux questions est oui, alors la présence de ce collaborateur est justifiée. 

Pour que la réunion soit la plus efficace possible, il est conseillé de communiquer plusieurs jours à l’avance aux participants l’objet de la réunion. Dans l’invitation ou le corps de mail, soyez aussi précis que possible. Tous les participants auront ainsi le même niveau d’information le jour J, mais surtout, ils auront le temps de réfléchir au sujet et de formuler ainsi des propositions. 

L’organisateur de la réunion devrait être en mesure de proposer, en amont de la réunion, des pistes de réflexion voire des solutions face à la problématique qui sera abordée. Objectif : rendre la réunion plus fluide et efficace. Ainsi, face aux solutions proposées, les participants n’ont plus qu’à valider une des options ou proposer des alternatives. 

Au début de chaque réunion, il convient de désigner un responsable chargé de prendre des notes et de faire un compte-rendu. Pour que la réunion soit efficace, il est en effet important de noter les points importants qui ont été abordés, les décisions qui ont été prises ou encore les pistes de travail qui ont été évoqués et sur lesquelles il faut avancer. 

Le compte-rendu pourra aussi mentionner qui est responsable de chaque tâche et quand aura lieu le prochain point pour avancer sur chaque projet. Le compte-rendu permet également de faire un résumé de la réunion à partager aux éventuels absents ou aux personnes dont la présence n’était pas forcément indispensable.

À découvrir aussi : Bien-être en entreprise : les nouveaux métiers qui émergent

JLL vous accompagne…