La check liste du déménagement d’entreprise

Vous avez signé un contrat d’achat ou de location de bureaux et le déménagement arrive à grands pas. Un déménagement d’entreprise ne s’improvise pas.

Quelles sont les démarches à ne pas oublier lors de son déménagement d’entreprise et quand les réaliser ? JLL vous répond.

À J-180 avant le déménagement d’entreprise

La meilleure période pour déménager est souvent la fin de l’année fiscale ou les vacances scolaires.
• Penser à poser son préavis en temps et en heure Si vous êtes dans un bail commercial de 9 ans et souhaitez minimiser les frais, il faudra déposer votre préavis 6 mois avant. N’hésitez pas à reprendre le contrat de location que vous avez signé afin de ne pas être surpris.
• Établir un cahier des charges Si vous faites appel à des professionnels, établir un cahier des charges peut s’avérer très utile : il vous aidera à mettre sur papier toutes les prestations effectuées par les dits professionnels et leur budget. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises avec des coûts non prévus.
• Penser à l’aménagement de votre bureau Qu’en est-il du mobilier ? Souhaitez-vous reprendre l’ancien mobilier ? Celui-ci sera-t-il adapté aux nouveaux locaux ? Avez-vous pensé à l’organisation des bureaux ? Toutes ces questions ne doivent pas être négligées en amont du déménagement. Elles vous permettront de prioriser vos démarches et de gagner du temps.

À J-90 avant le déménagement d’entreprise

• Faire les devis par les prestataires : En cas de travaux ou d’appel à des entreprises de déménagement spécialisées dans le transfert d’entreprise, il est utile de choisir son prestataire en fonction de ses besoins.
• Communiquer avec les salariés : Il est utile de communiquer avec vos salariés sur le déménagement. En effet, il peut être source de stress et va rompre les habitudes des salariés.
• Suivre l’avancée des travaux dans les nouveaux locaux : Bien évidemment, il est fortement recommandé de suivre les travaux dans les nouveaux locaux : vous serez informé en cas de retard ou d’imprévu et pourrez agir en conséquence. Il est aussi important de ne pas oublier les potentiels travaux des locaux que vous quittez. Attention à bien faire le point sur ce qui nécessite d’être remis en état le cas échéant. Vous vous éviterez de bien mauvaises surprises lors du départ.

À J-30 avant le déménagement

• Organiser l’empaquetage et le tri des documents : Dans le cas d’une petite structure, chaque salarié pourra trier ses propres documents et les étiqueter lui-même. Dans le cas d’une grosse structure, n’oubliez pas d’étiqueter chaque affaire, meuble ou caisse de rangement avec un code correspondant à chaque service. Il sera beaucoup plus aisé pour chacun de s’y retrouver.
• Installer la nouvelle ligne téléphonique et Internet : Effectuez les raccordements nécessaires pour avoir le téléphone ainsi que Internet. Chaque poste devra être vérifié et être opérationnel en temps voulu.
• Effectuer les changements d’adresse : Enfin, il faudra s’occuper de tout l’administratif en signalant le changement d’adresse. Devront être prévenus :
o la sécurité sociale ;
o l’URSSAF ;
o la caisse de retraite ;
o votre opérateur téléphonique ;
o la Poste ;
o votre assurance ;
o la préfecture pour l’immatriculation de la société ; o le centre des impôts et la Trésorerie. N’oubliez pas aussi vos abonnements presse, vos fournisseurs divers (copieurs, café…), etc.

À J-10 avant le déménagement

Le Jour J approche. Il faudra faire le point avec vos salariés sur l’organisation du déménagement. Déterminez avec eux les consignes d’arrivée. Chacun pourra s’occuper de faire ses cartons. Enfin, vérifiez également avant l’emménagement la propreté des locaux.

Jour J

Les déménagements d’entreprise se font généralement le week-end. Chaque salarié pourra déballer ses propres affaires. Vérifiez l’état de propreté des locaux et aménagez-le selon votre plan d’aménagement. Il ne restera aux salariés qu’à prendre possession des lieux.

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