Bien choisir une société de déménagement d’entreprise

Déménagement de l’entreprise : le cahier des charges et le timing, des éléments essentiels

Déménager une entreprise constitue un véritable projet. Établir un cahier des charges et avoir un calendrier précis est donc indispensable.

La rédaction du cahier des charges

Avant de se mettre en quête d’une société de déménagement d’entreprise, il convient de bien définir ses besoins. Le cahier des charges doit notamment mentionner :

• le descriptif de la société et de ses activités ;
• les contraintes de planning (date butoir de déménagement, horaires, etc.) ;
• la nature du travail attendu, c’est-à-dire le type de déménagement (interne entreprise ou transfert), le type de matériel à déplacer (informatique mobilier, machines, archives, etc.) et les spécificités à prendre en compte s’il y en a ;
• l’identité des personnes en charge du « projet » ;
• le type de personnel souhaité pour le déménagement (qualification, statut, etc.) ;
• la valeur globale des biens à déplacer ;
• s’il est nécessaire d’effectuer un inventaire du matériel.

 

Le devis du prestataire contacté devra indiquer les moyens humains et matériel mis à disposition, qu’il s’agisse du nombre de salariés qui participeront au déménagement de l’entreprise, des responsables du projet, de la flotte des véhicules de transport ou des machines spécifiques mis à disposition comme des monte-meubles.

Le recours éventuel à un sous-traitant doit également être mentionné, tout comme les modalités de paiement (arrhes, versement du solde après livraison…), le montant du plafond d’indemnisation prévu en cas de perte, vol ou casse ou de retard de livraison.

Une visite du prestataire dans les locaux pour évaluer le volume de matériel à déplacer doit aussi être prévue. Si ce n’est pas le cas, il y a peu de chances que le prestataire soit véritablement sérieux.

Quand rechercher une entreprise de déménagement ?

Le déménagement d’une entreprise ne doit pas être organisé à la dernière minute, sous peine d’impacter l’activité de l’entreprise. Il est recommandé de chercher un prestataire 2 à 3 mois avant la date prévue du déménagement. Ce délai est nécessaire pour analyser les offres de plusieurs entreprises et permet de s’assurer que le calendrier de déménagement sera respecté.

Vous pouvez passez par un appel d’offre ou encore solliciter directement plusieurs sociétés de déménagement sélectionnées par vos soins.

Bon à savoir La majorité des entreprises déménagent en période estivale ou en fin d’année. Il s’agit d’un élément à prendre en compte dans le planning du projet.

Les critères à prendre en compte pour choisir une société de déménagement

Un certain nombre d’éléments ne doivent pas être négligés au moment de choisir une entreprise de déménagement, sous réserve d’essuyer quelques déconvenues.

La santé de l’entreprise

La vérification de plusieurs informations permet de s’assurer de la capacité d’une société à répondre à la demande et à respecter la législation. Doivent être pris en compte :

• le statut de l’entreprise ;
• le nombre de salariés;
• le nombre d’années d’exercice de l’entreprise ;
• le matériel mis à disposition par l’entreprise (flottes de véhicules, monte-charges, etc.) ;
• les références clients ;
• l’inscription de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés ;
• l’inscription de l’entreprise au registre des transporteurs ;
• la réputation de l’entreprise et le bouche à oreille.

 

Les services de la société de déménagement

Les formules de déménagement varient d’une société à l’autre. Les clients peuvent choisir des offres clé en main comprenant l’emballage, le démontage des meubles, leur transfert, leur réinstallation…Mais ils peuvent aussi opter pour une formule plus simple, comprenant uniquement le transfert du matériel par exemple (cela peut être le cas pour une petit entreprise de type PME ou TPE).

La nature des services proposés par les entreprises de déménagement doit aussi être prise en considération. Certaines proposent en effet des services complémentaires au déménagement comme du stockage, de l’archivage, le nettoyage des locaux après intervention ou encore le montage des meubles dans les nouveaux locaux, la réinstallation des postes informatiques, voire le recyclage du mobilier d’entreprise dont vous souhaitez vous défaire.

Déménager n’est pas seulement une histoire de cartons. Comme le met en avant l’étude JLL sur le déménagement, bien souvent ce projet s’apparente à une stratégie globale.

Bon à savoir : Les entreprises répertoriées par l’Agence française du déménagement d’entreprise, affiliées à la chambre syndicale du déménagement ou à la fédération française du déménagement constituent une excellente base pour trouver le bon interlocuteur. Selon les organismes, la sélection des sociétés de déménagement signifie que certaines règles sont respectées au niveau environnemental, sécuritaire et/ou qualitatif.

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