Internet, Facebook, emails au travail : ce qui est permis au bureau

Les incidences sur la vie au travail

Les connexions répétées sur Facebook au travail, les connexions à des sites de loisirs ou l’envoi régulier d’emails personnels ne sont pas toujours des activités vues d’un bon œil au sein de l’entreprise. De nombreux employeurs craignent en effet que la multiplication de ces « petites pauses » sur le net contribue à une baisse de productivité sur le long terme. Portée à l’échelle de nombreux salariés, cette diminution de productivité peut avoir des répercussions économiques pour l’entreprise. Pour le salarié, consacrer une partie trop importante de son activité professionnelle au surf sur Internet peut conduire à un allongement de ses journées et à une difficulté à finir son travail dans les temps.

L’utilisation de la messagerie électronique professionnelle

L’utilisation d’une boîte email professionnelle est régie par certaines règles.

Les mails personnels au travail

La messagerie professionnelle à vocation à être utilisée uniquement dans le cadre du travail. Cependant, une certaine tolérance est appliquée lorsque les salariés utilisent leur compte professionnel pour envoyer des emails à caractère personnel. Ces derniers devront porter la mention « Personnel » ou « Privé » dans l’objet. Pour les identifier clairement, il est également possible de les « ranger » dans un dossier spécifique ayant pour titre « Personnel » ou « Privé ». Les salariés doivent néanmoins savoir que les échanges personnels doivent être limités au strict minimum. À titre d’exemple, une salariée a été licenciée en France, pour avoir envoyé pas moins de 156 mails personnels depuis son compte professionnel en l’espace de deux mois. Il faut donc rester raisonnable au risque de constituer soi-même un élément de grief à son encontre.

La consultation des emails du salariés par l’employeur

Un employeur peut être amené à consulter la messagerie électronique d’un salarié en son absence, notamment en cas de maladie ou d’urgence. Son droit est cependant limité aux mails relatifs au poste du salarié. Tous les emails clairement identifiés comme étant personnels, ne peuvent être ouverts qu’en présence du salarié, sauf en cas de « risque ou évènement particulier ». La vie privée du salarié doit donc être respectée même sur son lieu de travail. Attention cependant à la teneur des messages : envoyer des messages électroniques personnels insultants ou à caractère graveleux, notamment à ses collaborateurs, peut constituer un motif de sanction ou de renvoi légitime par l’employeur.

L’utilisation d’internet au travail : peut-on naviguer librement ?

L’employeur possède un droit de regard très étendu sur les connexions Internet de ses salariés. Il est important de connaître ce périmètre pour lui comme pour les employés.

Les prérogatives de l’employeur

Un arrêté du 6 février 2010 de la Cour de Cassation stipule que la navigation sur Internet d’un salarié pendant son temps de travail doit se rapporter à sa vie professionnelle. L’employeur peut tout à fait s’octroyer le droit de vérifier et de contrôler l'utilisation que font les salariés d’Internet durant leur temps de travail. La consultation des connexions Internet et notamment de l’historique des sites consultés entre tout à fait dans son périmètre de contrôle, de même que la liste des favoris enregistrés. Ces derniers doivent en effet logiquement se rapporter uniquement à l’activité professionnelle de l’employé. Cette démarche peut avoir lieu sans que le salarié soit présent à son poste et une utilisation trop importante d’Internet au travail à des fins personnelles peut tout à fait constituer un motif de faute grave.

Jusqu’où l’employeur peut-il aller ?

En matière d’utilisation d’internet au bureau, c’est l’autorité de l’employeur qui prime. C’est à lui de définir le périmètre des sites consultables par ses salariés. Certaines entreprises font ainsi le choix de filtrer la navigation des salariés. Ce procédé se matérialise par un message d’erreur lorsqu’une personne essaie d’accéder à un site bloqué ou mis sur liste noire par l’employeur. Le filtrage peut s’étendre :

• au téléchargement, afin de protéger les ordinateurs des salariés des éventuels virus provenant de certains sites qu’ils visitent et/ou d’éviter le téléchargement illégal ;
• aux sites contraires à l’éthique ou dont le contenu est susceptible d’être réprimé par la loi. Cela concerne notamment les sites à caractère raciste, négationniste, pornographique, pédopornographique, etc.
• aux réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, Youtube...

Le filtrage est une option qui pour l’heure est essentiellement appliquée dans les grandes entreprises employant plusieurs centaines d’employés. Les raisons qui peuvent conduire un employeur à prendre de telles mesures sont très variées. Il y a bien évidemment une problématique liée à la productivité des salariés mais aussi une question de responsabilité pour l’employeur. Ce dernier est garant de l’usage que font les salariés d’Internet. Un dernier argument souvent évoqué concerne le ralentissement de la bande passante. La mise en place d’un filtrage doit toujours être portée à la connaissance des salariés et du comité d’entreprise.

À noter : Dans la plupart des entreprises, un seuil de tolérance est appliqué en matière de navigation sur Internet ou sur les réseaux sociaux. Il est par exemple souvent admis qu’un salarié surfe sur internet et notamment sur Facebook durant ses temps de pause.

 La charte d’utilisation des outils informatiques : une bonne solution pour limiter les excès ?

Pour mieux réguler l’utilisation d’Internet au travail, les employeurs ont la possibilité de mettre en place une « charte Internet » ou une « charte relative à l’utilisation des outils informatiques ». Ce document permet d’instaurer un cadre réglementaire au sein de l’entreprise et d’informer les salariés sur leurs « droits » en matière de connexions Internet mais aussi de prendre connaissance des prérogatives de l’employeur. La charte peut donc aborder des sujets d’une grande diversité et notamment :

• Les conditions d’utilisation du compte de messagerie professionnelle ;
• Le périmètre des sites accessibles aux employés ;
• Le téléchargement de documents et de logiciels ;
• Le seuil de tolérance appliqué à l’envoi et à la réception de mails personnels ;
• Le stockage de documents électroniques personnels sur les ordinateurs de l’entreprise ;
• ….

Cette liste n’est pas exhaustive et bien d’autres éléments peuvent être intégrés à ce document réglementaire. Avant de mettre la charte en place, l’employeur aura l’obligation de la faire valider par le comité d’entreprise et de la faire signer par les employés. Par ailleurs, si des données sont collectées de manière nominative, l’employeur devra impérativement effectuer une déclaration auprès de la CNIL dont la mission est notamment de protéger les données personnelles. Il ne peut être dispensé de cette démarche que si l’entreprise possède un Correspondant Informatique et Libertés (CIL).